Privacyverklaring

1.1 Voor de webshop maken wij gebruik van een plugin (Woocommerce). Via het portaal van de webshop krijgt u toegang tot een beheeromgeving waar u zelf dingen kunt instellen, opgeven en wijzigen. Voor het plaatsen van een bestelling hebben wij uw gebruikersnaam, NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres nodig. U verleent uw toestemming wanneer u een bestelling plaatst. Wij houden bij wat u besteld heeft en wanneer, zodat daar documentatie van is.
1.2 Naar aanleiding van uw bestelling wordt in onze praktijksoftware (Skinadmin) een factuur aangemaakt. Het wettelijke bewaartermijn van onze administratie is minimaal 7 jaar.
1.3 Voor de via de webshop verkregen persoonsgegevens is een geautomatiseerd bewaartermijn ingesteld:

• Inactieve accounts hebben een bewaartermijn van 3 jaar. Dit zijn accounts waarop niet is ingelogd of geen bestelling is geplaatst gedurende de gespecificeerde tijd. Deze worden verwijderd na de gespecificeerde tijd.
• Bestellingen in behandeling hebben een bewaartermijn van 2 maanden. Bestellingen in behandeling zijn niet betaald en mogelijk ingetrokken. Deze worden verwijderd na de gespecificeerde tijd.
• Mislukte bestellingen hebben een bewaartermijn van 1 week. Deze bestellingen zijn niet betaald en mogelijk ingetrokken. Deze worden verwijderd na de gespecificeerde tijd.
• Geannuleerde bestellingen hebben een bewaartermijn van 1 week. Deze bestellingen zijn niet betaald of mogelijk geannuleerd door klant/webshopbeheerder. Deze worden verwijderd na de gespecificeerde tijd.
• Voltooide bestellingen hebben een bewaartermijn van 7 jaar. Deze bestellingen worden gedurende deze periode bewaard, voordat de bijbehorende persoonsgegevens geanonimiseerd worden.

2.1 Met het contactformulier op de website kunt u ons vragen stellen of aanvragen doen. Hiervoor gebruiken wij uw e-mailadres en NAW-gegevens. Dit doen wij op basis van uw toestemming. Wij bewaren deze informatie tot we zeker weten dat u tevreden bent met onze reactie.

3.1 Via het afsprakensysteem op de website kunt u een afspraak maken voor een consult of behandeling. Hiervoor gebruiken wij uw NAW-gegevens, e-mail en telefoonnummer. U geeft uw toestemming wanneer u een afspraak maakt. Het afsprakensysteem is gekoppeld aan onze praktijksoftware (Zorgadmin). Wij bewaren deze informatie minimaal 15 jaar. Na het einde van onze dienstverlening aan u kunt u een aanvraag indienen om de gegevens te anonimiseren.

4.1 U kunt zich abonneren op onze nieuwsbrief. Hierin leest u nieuwtjes, tips en informatie over onze producten en diensten. Dit abonnement kunt u op ieder moment opzeggen. Tijdens het eerste consult wordt gevraagd of u hier interesse in heeft. Op dat moment wordt uw keuze in onze praktijksoftware (Skinadmin) geregistreerd. U kunt zich ook abonneren op de nieuwsbrief via een formulier (MailChimp). Uw e-mailadres wordt alleen met uw toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Deze gegevens worden bewaard totdat u het abonnement opzegt. Indien u geen nieuwsbrief meer wenst te ontvangen kunt u gebruik maken van de afmeldoptie.

5.1 U kunt aangeven of u benadert wil worden voor een patiëntervaringsonderzoek. Wij zijn vanuit de zorgverzekeraars verplicht om informatie te verzamelen over de kwaliteit van de zorg die wij leveren. Met uw toestemming wordt u benadert via de email voor het invullen van een vragenlijst. Deze gegevens worden geanonimiseerd en bewaard. Met deze gegevens kunnen wij onze diensten verbeteren.
5.2 Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Zorgadmin afgesloten.

6.1 Wij hechten veel waarde aan uw feedback. Wij benaderen u voor een kwaliteitsbeoordeling. Dit doen wij nadat een product via de webshop heeft gekocht. Wij benaderen u ook als u patiënt bij ons bent. Dit doen wij na een behandeling of als uw dossier (tijdelijk) wordt afgesloten. Als u een beoordeling geeft, stemt u in met een eenmalige email. In dit bericht bedanken wij u voor uw feedback. Hierin is het niet mogelijk om uzelf af te melden, omdat het om een eenmalige actie gaat.
6.2 Het is mogelijk om ons te beoordelen via de volgende media:

• Facebook
• Website
• ZorgkaartNederland
• Google

7.1 Wij vinden een goede samenwerking met verschillende zorgverleners belangrijk, met name uw huisarts. Wij sturen een terugrapportage naar uw huisarts om hem of haar de hoogte te brengen van het behandelplan die wij met u hebben besproken. Deze terugrapportage wordt per post verstuurd. In deze brief worden uw NAW-gegevens, geboortedatum en polisnummer vermeld zodat uw huisarts uw identiteit kan vaststellen en de terugrapportage juist kan registreren. U kunt hier tegen bezwaar maken tijdens uw intakegesprek.
7.1 Om misbruik van uw gegevens te voorkomen wordt in een terugrapportage nooit uw BSN-nummer vermeld.

8.1 Foto's worden aleen met uw toestemming op de website geplaatst.
8.2 De foto's die op de website worden getoond zijn van cliënten die hiervoor een modellencontract hebben getekend, waarbij ze vrijwaring hebben gegeven voor de foto's die gemaakt zijn tijdens het behandelproces.

9.1 In sommige gevallen is het nodig om met andere zorgverleners te overleggen. Wij doen dit via een beveiligde telefoonapplicatie (Siilo Medical). Het is ook mogelijk dat wij telefonisch contact opnemen met een andere zorgverlener. Wij vragen van te voren om uw mondelinge toestemming.

10.1 In elke brief staat hoe u bezwaar kunt maken en elke e-mail bevat een afmeldoptie. U kunt de handleiding van sociale media raadplegen zodat u ervoor kunt zorgen dat u geen berichten meer ziet.
10.2 Ongeadresseerde post leveren wij niet aan brievenbussen met een NEE-NEE of NEE-JA sticker.
10.3 Reclame wordt verzonden:

• Per post
• Per e-mail
• Via sociale media, zoals Instagram, Facebook en LinkedIn.

11.1 Voor het bestellen van Therapeutische Elastische Kousen maken wij gebruik van een softwaresysteem (Cepamedis). Hierin worden uw patiëntgegevens, zoals uw NAW-gegevens, BSN-nummer, geboortedatum, zorgverzekeringsgegevens en metingen geregistreerd en bewaard.
11.2 Deze gegevens worden bewaard tot de wettelijke bewaringstermijn van 15 jaar verstreken is.
11.3 Wij hebben duidelijke afspraken vast laten leggen in een verwerkersovereenkomst met DermaZorg/FysioTek.

12.1 Voor het bestellen van zwachtelmateriaal, verbandmateriaal en overige materialen wordt DeclaCare ingeschakeld. Met behulp van het softwaresysteem genaamd OVIS, worden uw patiëntgegevens geregistreerd, zoals uw NAW-gegevens, BSN-nummer, geboortedatum, zorgverzekeringsgegevens, bestellingen en bestelhistorie. Declacare is gegevensverantwoordelijke en geen verwerker. Wij hebben daarom geen verwerkersovereenkomst afgesloten. Er zijn wel gebruiksvoorwaarden voor het bestelsysteem OVIS en voor het afnemen van diensten in het algemeen bij DeclaCare opgesteld.

13.1 Alle behandelingen en bestellingen van producten worden met behulp van een boekhoudsysteem gefactureerd. Hierin worden alleen de nodige gegevens geregistreerd. Indien u onder behandeling bent (geweest) zijn de patiëntgegevens geregistreerd. Als u alleen een productaankoop heeft gedaan worden alleen de NAW-gegevens geregistreerd.
13.2 Wij hebben met Zorgadmin een verwerkersovereenkomst afgesloten.

14.1 Met uitzondering van de hierboven genoemde partners, geven wij uw persoonsgegevens onder geen voorwaarde aan andere bedrijven of instellingen, behalve als wij dat wettelijk verplicht zijn.

15.1 Onze website gebruikt cookies. Cookies zijn kleine bestandjes waar we informatie in kunnen opslaan zodat u deze niet steeds hoeft in te vullen. Hiermee het systeem ook zien dat u ons weer bezoekt.
15.2 Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen we vragen om uw akkoord voor het gebruik van deze cookies. U kunt via uw browser het plaatsen van cookies uitschakelen, helaas betekend dit dat sommige functies van onze website dan niet goed meer werken.

16.1 Soms is het nodig voor onze website om te achterhalen op welke plek u bent. We vragen dan of we dit mogen weten en alleen als u toestemming geeft, krijgen wij deze informatie.
16.2 Voor deze dienst gebruiken wij de navigatie- en locatiesoftware op uw telefoon, tablet of computer. Wij hebben geen controle over wat de ontwikkelaars van deze software met deze gegevens doen. Wij adviseren u om tevens de privacyverklaring van de softwareleverancier te lezen.
16.3 Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google afgesloten. Daarin staan strikte afspraken over welke gegevens zij mogen verzamelen. De IP-adressen worden tijdens dit proces niet geanonimiseerd. Wij staan Google toe de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

17.1 De beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om uw privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:

• Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer uw persoonsgegevens invoert.
• Elke applicatie maakt gebruik van een wachtwoord. Indien mogelijk wordt er ook een twee-staps-verificatie ingeschakeld. Dit is een extra maatregel om gevoelige informatie goed te beschermen.
• Op de envelop van briefpost vermelden wij met een stempel het adres van de praktijk. Bij het foutief verzenden van post kan de post ongeopend retour gezonden worden naar de afzender.

18.1 Wanneer onze werkwijze wijzigt zijn wij genoodzaakt om ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen wijzigingen ook persoonlijk aankondigen.

19.1 Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen.
19.2 Het is belangrijk dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.
19.3 U kunt uw verzoek richten aan info@skinmed.nl. Wij nemen alleen schriftelijke verzoeken in behandeling.
19.4 U hebt de volgende rechten:

• Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen.
• Het laten corrigeren van fouten.
• Het intrekken van toestemming.
• Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik.
• Het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens.

20.1 Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl kunt u contact opnemen met de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens.