1.1 Gebruik van Woocommerce

De webshop maakt gebruik van de plugin Woocommerce. Via het portaal van de webshop is toegang mogelijk tot een beheeromgeving waar instellingen en wijzigingen kunnen worden doorgevoerd. Voor het plaatsen van een bestelling zijn gebruikersnaam, NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres vereist. Hiervoor wordt toestemming verleend bij het plaatsen van een bestelling. Documentatie van bestellingen, inclusief datum en inhoud, wordt bijgehouden.

1.2 Facturatie

Na het plaatsen van een bestelling wordt in de boekhoudingsoftware (Exact online) automatisch een factuur aangemaakt. De wettelijke bewaartermijn hiervoor bedraagt minimaal 7 jaar.

1.3 Bewaartermijnen persoonsgegevens

Persoonsgegevens verkregen via de webshop worden automatisch verwijderd na:

• Inactieve accounts: 3 jaar (geen login of bestelling in deze periode);
• Bestellingen in behandeling: 2 maanden (onbetaald of ingetrokken);
• Mislukte of geannuleerde bestellingen: 1 week;
• Voltooide bestellingen: 7 jaar (daarna geanonimiseerd).

2.1 Verzameling en opslag

Via het contactformulier kunnen vragen worden gesteld of aanvragen worden gedaan. Hiervoor worden e-mailadres en NAW-gegevens gebruikt. De informatie wordt bewaard tot zeker is dat de reactie naar tevredenheid is ontvangen.

3.1 Online afspraken maken

Via het afsprakensysteem kunnen afspraken worden gemaakt. Hiervoor worden NAW-gegevens, e-mail en telefoonnummer gebruikt. Deze gegevens worden opgeslagen in de praktijksoftware (Skinadmin) en minimaal 20 jaar bewaard. Na beëindiging van de dienstverlening kan een verzoek worden ingediend om gegevens te anonimiseren.

4.1 Aanmelding en beheer

Bestaande klanten ontvangen een nieuwsbrief met informatie over producten en diensten die vergelijkbaar zijn met eerder afgenomen diensten. Afmelden is mogelijk via een link in elke nieuwsbrief.

Voor niet-klanten wordt het e-mailadres alleen toegevoegd aan de mailinglijst na expliciete toestemming. Deze gegevens blijven bewaard totdat een afmelding plaatsvindt.

4.2 Belangrijke mededelingen

Het afmelden voor de nieuwsbrief betekent dat ook belangrijke aankondigingen, zoals wijzigingen in dienstverlening of praktijkbeleid (bijvoorbeeld het stoppen met bepaalde diensten of wijzigingen in betalingsmethoden), niet meer per e-mail worden ontvangen. Indien deze informatie essentieel is, wordt geadviseerd alternatieve communicatiemethoden te volgen, zoals het raadplegen van de praktijkwebsite of contact opnemen met de praktijk.

5.1 Deelname

Kwaliteitsinformatie wordt verzameld op verzoek van zorgverzekeraars. Daarom wordt per e-mail een vragenlijst verzonden. Antwoorden worden geanonimiseerd en gebruikt om de dienstverlening te verbeteren.

6.1 Kwaliteitsbeoordelingen

Feedback over producten kan worden gegeven. Na een bestelling wordt automatisch een eenmalige e-mail verzonden om een beoordeling te vragen. 

6.2 Platforms

Feedback over diensten kan worden geplaatst op:

• Facebook 
• Zorgkaart Nederland
• Google

7.1 Communicatie met de huisarts

Rapportages over behandelplannen wordt indien gewenst naar de huisarts verzonden. Het BSN wordt nooit vermeld. Identiteitsgegevens (NAW, geboortedatum, polisnummer) worden gebruikt voor correcte registratie.

8.1 Toestemming

Foto's worden uitsluitend gepubliceerd met expliciete toestemming. Voor cliënten die een modellencontract tekenen, geldt een vrijwaring voor tijdens de behandeling gemaakte foto's.

12.1 Bestellen van materiaal via DeclaCare

Voor het bestellen van zwachtelmateriaal, verbandmateriaal en overige materialen wordt DeclaCare ingeschakeld. Met behulp van het softwaresysteem genaamd OVIS, worden uw patiëntgegevens geregistreerd, zoals uw NAW-gegevens, BSN-nummer, geboortedatum, zorgverzekeringsgegevens, bestellingen en bestelhistorie. Declacare is gegevensverantwoordelijke en geen verwerker. Wij hebben daarom geen verwerkersovereenkomst afgesloten. Er zijn wel gebruiksvoorwaarden voor het bestelsysteem OVIS en voor het afnemen van diensten in het algemeen bij DeclaCare opgesteld.

9.1 Multidisciplinair overleg

Overleg met andere zorgverleners vindt mondeling plaats of via een beveiligde applicatie (Siilo Medical). Mondelinge toestemming wordt vooraf gevraagd.

9.2 Casuïstiek en kwaliteitsverbetering

Casuïstiek wordt geanonimiseerd en gebruikt in vergaderingen met zorgverleners om de kwaliteit van de huidzorg te verbeteren. Alle gegevens worden geanonimiseerd om de privacy van betrokkenen te waarborgen, en worden uitsluitend gebruikt voor het verbeteren van de zorgverlening.

10.1 Afmelden

Elke communicatie via e-mail bevat een mogelijkheid om zich af te melden van verdere reclame- of marketingberichten. Dit kan eenvoudig worden gedaan door op de afmeldlink te klikken die in de voettekst van elke nieuwsbrief of marketingmail wordt opgenomen.

Daarnaast is het mogelijk om bezwaar te maken tegen het ontvangen van andere soorten reclame, bijvoorbeeld via post. Bij adressen met een NEE-NEE of NEE-JA sticker worden geen brieven bezorgd.

10.2 Kanalen

Reclame kan worden verzonden via de volgende kanalen:

• Per post: Gedrukte promoties of aanbiedingen worden verstuurd naar de geregistreerde adressen.
• Per e-mail: Nieuwsbrieven, aanbiedingen of andere marketingberichten kunnen per e-mail worden verstuurd.
• Via sociale media: Reclame en promotie-informatie kunnen worden gedeeld via sociale mediakanalen zoals Instagram, Facebook, LinkedIn en andere relevante platforms.

10.3 Specifieke gegevensverwerking voor marketing

Voor het versturen van reclame, nieuwsbrieven en aanbiedingen worden persoonsgegevens zoals naam, e-mailadres en eerdere aankoopinformatie gebruikt. U kunt zich op elk moment afmelden voor deze communicatie, en uw gegevens worden dan niet langer voor marketingdoeleinden gebruikt.

2.1 Gebruik van cookies

De website gebruikt cookies om de ervaring te verbeteren. Bij het eerste bezoek wordt om toestemming gevraagd. Cookies kunnen via de browser worden uitgeschakeld, maar sommige functies werken dan mogelijk niet goed.

13.1 Bescherming van gegevens

De volgende maatregelen zijn getroffen:

• Beveiligde verbindingen (SSL);
• Gebruik van complexe wachtwoorden en tweestapsverificatie;
• Retouradresvermelding op fysieke post.

14.1 Webshopklanten: Inzage, correctie en verwijdering

Webshopklanten hebben de mogelijkheid om inzage te krijgen in hun opgeslagen persoonsgegevens en deze te corrigeren of te verwijderen via hun account in de webshopomgeving.

14.2 Patiëntgegevens: Inzage, correctie en verwijdering

Voor patiëntgegevens ligt de situatie complexer. Wanneer een verzoek wordt ingediend om persoonsgegevens van een patiënt te corrigeren of te verwijderen, moet de verzoeker zich persoonlijk legitimeren bij de praktijk. Dit kan door een afspraak te maken en langs te komen en een formulier in te vullen. Online aanvragen i.c.m. KopieID, worden niet geaccepteerd, omdat deze een aanzienlijk risico vormen voor datalekken en privacy-inbreuken. Alle verzoeken worden zorgvuldig gecontroleerd om te verifiëren dat de persoon die de wijziging of verwijdering aanvraagt, daadwerkelijk de betrokkene is.

15.1 Klacht indienen

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de naleving van deze privacyverklaring, kunt u eerst een klacht indienen bij de praktijk. Wij streven ernaar om klachten over privacy en gegevensverwerking serieus en snel te behandelen.

15.2 Escalatie naar de Autoriteit Persoonsgegevens

Als u niet tevreden bent met de afhandeling van uw klacht, kunt u dit ook melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.